Le choix de l’adresse de votre entreprise en France
Guide des principales solutions d’hébergement de siège social
Lors de la création de votre entreprise en France, vous vous poserez forcément la question du choix de l’adresse du siège social. Point de rencontre avec vos clients, partenaires et fournisseurs, l’adresse que vous choisirez sera déterminante pour bien démarrer votre activité en France.
Les coûts de transfert de siège social étant élevés (coût des formalités, réimpression de vos documents, communication auprès de vos clients, frais de déménagement, risques financiers liées aux engagements dans un bail à long terme, etc.) il est recommandé de bien choisir son adresse dès le départ, sachant que les choses peuvent toujours évoluer au gré de votre activité.
Où peut-on domicilier son entreprise en France?
A son domicile?
Il est possible de domicilier sa société chez soi sous certaines conditions. Si vous êtes locataire, il faudra s’assurer d’obtenir l’autorisation de son propriétaire. Si vous êtes en copropriété, il faut vérifier le règlement de copropriété pour s’assurer que les activités professionnelles sont bien permises:
Vérifier les clauses de votre bail ou le règlement de votre copropriété: lorsque la mairie ne s’y oppose pas et qu’aucune disposition dans votre contrat de bail ou dans le règlement de copropriété ne vient à l’encontre d’une domiciliation chez soi, il vous sera possible de fixer l’adresse du siège social de votre entreprise au domicile du dirigeant sans limitation de durée. Dans ce cas, le dirigeant de la société n’aura pas à notifier à son propriétaire ou son syndic de copropriété qu’il a l’intention d’y domicilier son siège social. Dans le cas où il existe une interdiction, le siège social pourra tout de même y être fixé pour maximum 5 ans, mais avec l’obligation de faire part à son propriétaire ou son syndic de cette domiciliation (dans le cas d’entreprises individuelle exerçant une activité ne nécessitant pas d’établissement, cette limitation de durée de 5 années ne s’applique pas).
Vérifier la « destination » de votre immeuble et les règles fixées en mairie et en fonction de certains critères demander une autorisation de changement d’affectation: Un local peut être destiné à l’habitation, l’activité professionnelle, commerciale ou administrative. La modification de la destination d’un local ne se fait en principe qu’avec l’autorisation du maire dans les villes de plus de 200 000 habitants ou situées dans les départements suivants: Val-de-Marne, Seine-Saint-Denis et Hauts-de-Seine, mais hors zones franches, ailleurs le changement de destination d’un local d’habitation ne requiert pas d’autorisations spécifiques.
En revanche, quelle que soit l’activité exercée, la domiciliation en elle-même n’implique pas de changement de destination du local et n’entraîne pas l’application du régime des baux commerciaux.
Dans un local professionnel / commercial?
Si votre entreprise est elle-même locataire d’un immeuble ou d’un local à destination professionnelle ou commerciale, certaines législations vont s’appliquer:
La législation concernant les baux commerciaux: dans le cas des activités commerciales, industrielles, artisanale ou encore pour les professions libérales. Le bail commercial donne à votre domiciliation un cadre juridique où il est question de durée d’engagement, renouvellement de bail ou d’indemnité en cas d’éviction. Il existe cependant deux types de contrats qui permettent de s’exonérer de ce cadre juridique : le bail de courte durée ou la convention d’occupation précaire.
Les baux mixtes: pour les activités exercées au lieu d’habitation du locataire.
La sous-location dans les locaux d’une autre entreprise
Votre entreprise peut également choisir la sous-location. Le locataire principal, bénéficiaire d’un bail commercial devra respecter certaines conditions:
Vérifier que la sous-location est bien autorisée: elle peut l’être soit dans le bail initial, soit par un avenant au bail .
Avertir le propriétaire et l’inviter à participer à l’acte de sous-location: l’article L145-31 du code du commerce oblige le locataire de prévenir son propriétaire de son souhait de sous-louer et l’appeler à participer à l’acte de sous-location. Le propriétaire devra également être impliqué dans le processus lors du renouvellement du bail.
Pour éviter le risque que le propriétaire puisse demander une réévaluation de votre loyer, la sous-location doit se faire à un prix proratisé inférieur ou égal au prix de votre location.
Le contrat de domiciliation dans un centre d’affaires et de domiciliation
Le cadre juridique du contrat de domiciliation est la solution la plus simple à mettre en place pour une entreprise. Elle représente également l’avantage d’être flexible dans sa durée. Pour qu’un centre d’affaires puisse exercer l’activité de domiciliation, il doit être titulaire d’un agrément préfectoral.
Les caractéristiques du contrat de domiciliation sont les suivantes:
Durée: au minimum 3 mois, renouvelables par tacite reconduction.
La société domiciliée s’engage à utiliser exclusivement les locaux comme siège social de l’entreprise.
Pour les sociétés étrangères, elles peuvent avoir recours à un contrat de domiciliation pour domicilier leur bureau de représentation ou succursale. En revanche, dans le cas d’une simple boîte postale, la société étrangère aura plutôt recours à un simple contrat de boite postale conclu avec le centre d’affaires.
Déclarer au domiciliataire qui lui met son local à disposition tout changement concernant le domicile personne, l’état civil du chef d’entreprise, ou de forme juridique, d’activité ou de dirigeants de la société).
Donner une procuration postale au domiciliataire pour qu’il puisse réceptionner tout le courrier du domicilié, notamment le courrier recommandé.
Au-delà du service de domiciliation, le centre d’affaires permet également aux entreprises de louer des bureaux équipés, d’avoir recours à de nombreux services de support aux entreprises:
Sur le même principe, certains centres d’affaires se sont spécialisés dans le co-working (travail partagé). C’est la solution idéale pour réduire ses coûts de location de bureau, car les espaces de travail sont ouverts et ne nécessitent pas de bureau dédié à chaque client. Ils présentent l’avantage de favoriser un environnement de travail collaboratif.
Les structures d’accueil spécialisées dans l’hébergement de start-ups
L’atelier-relais
Les communes peuvent mettre à disposition qu’ils détiennent à de nouvelles entreprises afin de renforcer le développement économique de la zone concernée. Ce type d’hébergement prend habituellement la forme d’un bail de courte durée (pas plus de 24 mois).
L’hôtel d’entreprise
L’hôtel d’entreprise est également un outil utilisé par les communes pour favoriser le développement économique, mais parfois aussi à l’initiative d’investisseurs immobiliers privés qui organisent la location commune de diverses entreprises nouvelles afin qu’elles bénéficient d’un effet de mutualisation grâce à certains espaces communs.
La pépinière d’entreprise
Les pépinières sont des structures dont l’objectif est d’accueillir temporairement les entreprises nouvellement crées. Le temps pendant lequel elle peuvent bénéficier de la structure de la pépinière varie selon les pépinières (habituellement les 2 ou 3 premières années). Les entreprises doivent suivre un processus de sélection pour pouvoir être admises.
Les services offerts par les pépinières se déploient autour de plusieurs axes:
Hébergement:
location de bureau (la domiciliation seule n’est pas possible): bureau, atelier, lieu de stockage, laboratoire, etc.
Services support: photocopieur, secrétariat.
Accompagnement et suivi: organisation de rencontres, formations, prestations de conseil.
Comment s’y prendre pour trouver un local en France?
Vous pouvez explorer plusieurs pistes:
