Bei einer Arbeitsplatzkontrolle wird geprüft, ob Ihre Unterlagen mit der tatsächlich ausgeführten Arbeit übereinstimmen. Für einen ausländischen Arbeitgeber, der Mitarbeiter nach Frankreich entsendet, bedeutet Vorbereitung mehr als das Aufbewahren einer SIPSI-Bestätigung: Das Team vor Ort, die Lohnbuchhaltung und der Arbeitgebervertreter benötigen Zugang zu übereinstimmenden Informationen.
Den Gegenstand der Kontrolle kennen
Die Arbeitsinspektion kontrolliert Beschäftigungsvorschriften, darunter Arbeitszeit, Vergütung sowie Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit. An Sozialversicherungskontrollen kann die URSSAF beteiligt sein. Stellen Sie fest, welche Behörde, welche Mitarbeiter und welcher Zeitraum betroffen sind und welche Unterlagen angefordert werden. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein für ein Verfahren eingereichtes Dokument die Frage einer anderen Behörde beantwortet. Das Arbeitsministerium erläutert die Befugnisse der Inspektoren.
Nachweise vorbereiten, die den Einsatz abbilden
Vergleichen Sie vor Arbeitsbeginn das geplante Team, die Arbeitsorte und die Termine mit der Meldung, soweit eine erforderlich ist. Prüfen Sie die Verfügbarkeit folgender Unterlagen:
- Entsendemeldung und Kontaktdaten des Vertreters.
- Vergütungsunterlagen und Nachweise der tatsächlichen Zahlung mit den für die Entsendungsdauer erforderlichen Angaben.
- Tägliche Aufzeichnungen über Beginn, Ende und Dauer der Arbeit.
- Die einschlägigen Nachweise über die ärztliche Untersuchung und gegebenenfalls die Arbeitserlaubnis.
- Nachweise über das anwendbare Sozialversicherungsrecht, gegebenenfalls einschließlich einer A1-Bescheinigung.
Die A1-Bescheinigung weist das für den Arbeitnehmer geltende Sozialversicherungsrecht nach; sie belegt für sich allein nicht, dass sämtliche Beiträge bezahlt wurden. Siehe die Entsendehinweise des CLEISS.
Organisieren Sie den Zugang und die französischen Übersetzungen, bevor eine Anfrage eingeht. Die erforderlichen Entsendeunterlagen müssen grundsätzlich unverzüglich vorgelegt werden; für bestimmte ausgenommene Situationen gelten besondere Fristen. Ein gemeinsamer Ordner hilft nur, wenn der Vertreter die richtigen Unterlagen rasch öffnen kann. Prüfen Sie die offiziellen Anforderungen an Unterlagen und deren Vorlage.
Arbeitsbedingungen prüfen, nicht nur den Ordner
Vergleichen Sie die aufgezeichneten Stunden mit dem tatsächlichen Arbeitsplan und der Lohnabrechnung. Prüfen Sie Überstunden, Ruhezeiten, die geltende Vergütung und den für die Arbeit einschlägigen Tarifvertrag. Eine korrekt eingereichte Meldung behebt weder eine Unterbezahlung noch einen rechtswidrigen Arbeitsplan.
Prüfen Sie mit den für die Arbeit Verantwortlichen die Risiken der tatsächlichen Tätigkeit, Schutzausrüstung, Schulungen und die Organisation vor Ort. Bewahren Sie Nachweise über die getroffenen Präventionsmaßnahmen auf. Die französischen Vorschriften zu Sicherheit und Gesundheitsschutz gehören zu den für entsandte Arbeitnehmer geltenden Rechten; für ihre Umsetzung bleibt der Arbeitgeber verantwortlich.
Während der Kontrolle korrekt antworten
Behindern Sie die Kontrolle nicht. Dokumentieren Sie die Anfrage, die Kontaktdaten des Inspektors, die übermittelten Unterlagen und etwaige Fristen. Informieren Sie den Arbeitgebervertreter und die für Lohnabrechnung oder Aufzeichnungen vor Ort zuständige Person. Antworten Sie sachlich; muss ein Detail geprüft werden, klären Sie es anhand der Unterlagen, statt zu raten.
Bewahren Sie Originalunterlagen auf und dokumentieren Sie Korrekturen nachvollziehbar. Erstellen Sie vergangene Arbeitszeitaufzeichnungen nicht nachträglich so, als wären sie zeitnah geführt worden. Wird ein Problem festgestellt, trennen Sie sofortige Korrekturmaßnahmen von der Erklärung früherer Sachverhalte. Holen Sie bei einer bestrittenen Feststellung, einer förmlichen Aufforderung zur Mängelbeseitigung oder einer Sanktion geeigneten Rechtsrat ein.
Die Vertretung organisieren, bevor es dringend wird
Wenn die Entsendung einen Vertreter in Frankreich erfordert, holen Sie vor seiner Benennung seine Zustimmung ein. Es gibt besondere Ausnahmen, etwa für Entsendungen auf eigene Rechnung und bestimmte aufgeführte Tätigkeiten; die Pflicht gilt nicht pauschal für jedes ausländische Unternehmen, das in Frankreich tätig ist.
ALTALEO bietet durch EUROBC SAS in Forbach Arbeitgebervertretung und SIPSI-Unterstützung in Frankreich und hilft bei der Organisation der Verwaltungsunterlagen und der Kommunikation mit den Kontrollbehörden. Kontaktieren Sie uns, um Ihren Einsatz zu besprechen und ein Angebot anzufordern. Hat eine Kontrolle bereits begonnen, senden Sie die Anfrage und die genannte Frist, damit die mögliche Unterstützung geprüft werden kann; ein neues Mandat erledigt frühere Formalitäten nicht rückwirkend.
